Articles

De harde waarheid van het werken bij een startup

Management

Hier zijn enkele verwachtingen die uw team zou willen weten voordat ze bij uw bedrijf komen werken.

29 apr, 2020 – 9 min gelezen

Photo by Johnson Wang on Unsplash

Iedere manager kent de onrust die gepaard gaat met de vraag, ‘Heb ik wel duidelijk genoeg verwachtingen gesteld?

Maar vaak worstelen teamleden en gaan dingen niet volgens plan. Het antwoord blijkt vaak te zijn: ‘Nee! We hebben duidelijker verwachtingen nodig!’

Wanneer niet aan verwachtingen wordt voldaan, wordt iedereen een beetje ellendiger. Tom Magliozzi illustreert dit in zijn beroemde vergelijking:

Happiness = Reality (minus) Expectations.

Maar waarom zijn verwachtingen zo moeilijk in te stellen?

Eén probleem is dat we veel van die verwachtingen niet eens herkennen totdat ze niet meer worden waargemaakt – en dat is wanneer ze plotseling onder onze aandacht komen. En als je bedenkt hoe complex het echte leven is, lijkt er altijd wel een verwachting te zijn die door de mazen van het net glipt.

Een grote misvatting over het stellen van verwachtingen is dat het een monoloog is van verwachting-zetter naar verwachting-ontvanger. Maar in de meeste gevallen is het een dialoog.

We lijden allemaal aan de ‘vloek van de kennis’, waarbij we er onbewust van uitgaan dat andere mensen de dingen weten die wij weten. Om dit tegen te gaan, moeten we bereid zijn informatie te delen en vragen te stellen in beide richtingen.

Mijn werk als CEO-coach heeft me inzicht gegeven in de veel voorkomende maar subtiele verwachtingen die tijd nodig hebben om duidelijk te worden – en meestal pas nadat de verwachting niet is uitgekomen.

Daarom deel ik enkele van de zelden hardop uitgesproken verwachtingen die in uw bedrijf zouden kunnen bestaan. Ik hoop dat ze een dialoog uitlokken tussen managers en teamgenoten en helpen om verborgen verwachtingen te verduidelijken voordat ze problemen worden. Zie het als de memo die je nooit hebt ontvangen.

Dit is geen volledige lijst, noch is het een universele lijst – veel van deze verwachtingen zijn misschien niet van toepassing op uw bedrijf. Je zult echter al snel merken dat er een rode draad loopt:

De nummer één verwachting in een startup is dat je proactief zult zijn.

Met dit in gedachten zijn hier 24 verborgen verwachtingen die je in je startup zou kunnen aantreffen.

Je eigen werk beheren

De meeste startups hebben geen HR-afdeling, en onboarding wordt routinematig vergeten, vooral in de beginfase. Maak een lijst van de documenten die je nodig hebt voordat je begint, en nodig je collega’s uit voor een kop koffie om hun rollen beter te begrijpen. Als uw startup README’s heeft, lees ze dan! Je kunt zelfs nog een stapje verder gaan en een resource creëren voor je volgende toekomstige collega. Werknemers die zichzelf onboarden, vallen bij het management meteen op als een godsgeschenk.

2) Verwijder of negeer blokkades

Er zit altijd een reden achter geblokkeerd worden. Misschien mist u de informatie, gegevens, of goedkeuring om verder te gaan. U moet echter een vindingrijke manier zien te vinden om verder te komen. In de meeste gevallen zijn fouten waardevoller dan niets doen, dus wees niet bang om ze te maken.

3) Automatiseer repeterende taken

Iedere ingenieur kent het acroniem ‘DRY’ – Don’t Repeat Yourself. Het is niet netjes om regels code te dupliceren als ze in een enkele functie kunnen worden gestopt. Hetzelfde geldt voor werk in het algemeen. Als je geconfronteerd wordt met een steeds terugkerende taak, zoek dan naar manieren om het te automatiseren. Als je te laat bent met geautomatiseerde workflows, kijk dan eens naar Zapier.

4) Adopteer een probleem

Laten we duidelijk zijn: elke startup heeft meer problemen dan mensen … en teamgenoten die ongevraagd problemen adopteren zijn het meest waardevol.

Als je jezelf betrapt op de gedachte: ‘Iemand zou dat moeten oplossen’, dan ben jij waarschijnlijk die iemand.

Hanteer je manager

Hoe eerder je feedback vraagt, hoe goedkoper het is om je eraan aan te passen. Dit ligt ten grondslag aan het hele idee van de MVP (minimal viable product), maar het geldt ook voor werk. Stel je voor dat je gevraagd wordt om een presentatie te schrijven. Eén benadering is om je presentatie pas te laten zien als hij ‘perfect’ is. Maar de betere aanpak is om eerst feedback te krijgen op de outline, zelfs als dat ongemakkelijk voelt.

6) Feedback naar boven

Je denkt nu waarschijnlijk: ‘Dit is onmogelijk! Hoe moet ik feedback geven aan mijn manager?’ Hoe moeilijk het ook lijkt, je manager zal vrijwel zeker verwachten dat je het geeft als je het hebt. Veel managers denken – misschien naïef – dat ze vrij gemakkelijk zijn om mee te praten, maar in elk geval, als je geen feedback geeft, zullen ze niet weten van eventuele problemen en zal er niets veranderen. Test de wateren in een komende één-op-één met dit: ‘Er is iets waar ik je op attent wilde maken. Is dit een goed moment?’

7) Verantwoording afleggen over de voortgang

Verantwoording afleggen betekent gewoon verantwoording afleggen over wat er aan de hand is. Dat klinkt eenvoudig, maar als iemand je vraagt uit te leggen wat er gebeurt, kan dat eng aanvoelen (vooral als je antwoord waarschijnlijk ‘trager dan verwacht’ zal zijn). Verwacht moeilijke vragen te beantwoorden, met name deze drie, die een verantwoordingslus opzetten:

  • Wat ga je doen?
  • Wanneer ga je het doen?
  • Hoe weet ik dat?

8) Pas je aan aan de stijl van je baas

Sommige managers zijn hands-on. Zij worden graag op de hoogte gehouden, bijvoorbeeld via een samenvattende e-mail (vaak een EOD of EOW genoemd). Anderen zijn beslist hands-off. Zij willen dat u de leiding neemt en hen er alleen bijhaalt als u vastzit. Als je je oordeel over welke stijl ‘het beste’ is kunt inhouden en je kunt aanpassen aan hoe je manager werkt, zul je beiden gelukkiger zijn. Als je echt niet kunt omgaan met de managementstijl van je baas, kun je misschien beter een nieuwe baas zoeken.

9) Reframe klachten als kansen om te verbeteren

Er is weinig ruimte voor klagen in een startup, vooral wanneer er zo veel is dat je ongelukkig kan maken. Zet in plaats daarvan je klacht om in een observatie – overweeg de impact en probeer een manier te vinden om de situatie te verbeteren. Zo kom je proactief over in plaats van negatief. Een nuttige vraag om over na te denken is: ‘Hoe ben ik medeplichtig aan het creëren van deze situatie?’

10) Laat je gelden (maar niet te veel)

Ondernemers zijn een assertief stel dat de verdediging van hun ideeën vaak als een uitdaging ziet. De verrassende waarheid is dat ze houden van (en behoefte hebben aan) een goed onderbouwde uitdaging, en zelfs gefrustreerd raken als mensen niet opkomen voor hun eigen ideeën. Als u niet van nature assertief bent, zoek dan naar mogelijkheden om uzelf te laten gelden en koppel uw ideeën aan uw doelen. Aan de andere kant, als je van nature assertief bent, leer dan wanneer je achterover moet leunen en luisteren. Dit geldt ook voor leiders.

11) Ken het product, ken de cijfers

Je werkt misschien niet in het productteam, maar je zou moeten weten wat het doet, en hoe het werkt. Op dezelfde manier zou je moeten weten welke metrics belangrijk zijn voor het bedrijf (of je doel) en hoe je presteert. Als je startup een dashboard heeft, onthoud dan de cijfers.

12) Leer je collega’s kennen

Startups zijn een teamsport en de kracht van de relaties is even belangrijk als de kracht van de individuen. Zoek naar mogelijkheden om uw collega’s te leren kennen. Als er sociale evenementen zijn, ga er dan heen. En als die er niet zijn … nou ja, je weet hoe het werkt!

Het managen van je eigen groei

Als manager in een startup voelt het vaak alsof er geen tijd is om je team te trainen. Omarm dit door op zoek te gaan naar manieren om jezelf te trainen en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.

Als er iets is dat je niet weet, is Google je eerste stop!

Zoek een paar blogposts over het onderwerp en lees ze. Volg een online cursus van twee uur op Udemy. Zoek gratis video-tutorials op YouTube. En als u iets nuttigs leert, waarom leert u het dan niet aan uw team?

14) Zoek externe adviseurs

Als u verwacht dat uw manager alle antwoorden heeft, zult u teleurgesteld zijn. Ga op zoek naar externe mentoren en cultiveer ze. Een truc is om iemand met kennis van zaken om advies te vragen over een specifieke situatie. Dit zal hen speciaal laten voelen, en aangezien het over een situatie eerder dan over u gaat, zullen zij minder waarschijnlijk hun mening sugar-coat.

15) Leidt uw een-op-een

Een-op-een-gesprekken zijn uw vergaderingen. Als u de agenda niet vaststelt, vervallen ze tot statusupdates, die per e-mail kunnen worden gedaan. Leg je ontwikkelingsbehoeften erin vast: ‘Ik wil graag vijftien minuten de tijd nemen om mijn ontwikkelingsbehoeften te identificeren en te bespreken. Hoe klinkt dat?’

16) Stel goede vragen

Mensen stellen vaak geen vragen omdat ze er ten onrechte van uitgaan dat ze de antwoorden al zouden moeten weten. Probeer vaak ‘domme’ vragen te stellen (met uitzondering van vragen die je via Google kunt stellen). Je zult merken dat deze vragen je slim kunnen laten lijken. Het zijn de vragen waarbij je ervan uitgaat dat je slim bent die je als een idioot doen overkomen.

17) Zorg voor jezelf

Het is een feit van het leven dat je verantwoordelijk bent voor je eigen welzijn. Alleen jij kunt erachter komen wat je nodig hebt om gelukkig te blijven en goed te presteren. Voor mij is dat voldoende slaap krijgen, naar de sportschool gaan, gezond eten en tijd doorbrengen met geliefden. Reserveer je behoeften proactief in je agenda.

18) Zeg ‘nee’ als het nodig is

Een deel van het zorgen voor je welzijn is ‘nee’ kunnen zeggen zonder je schuldig te voelen. Het is niet altijd tirannie die ons ervan weerhoudt om voor onszelf te zorgen – het is vaak gewoon het verlangen om ‘ja’ te zeggen. En toch, ‘nee’ zeggen kan ons uiteindelijk meer respect van anderen opleveren. Iedereen weet immers hoe moeilijk het is om dat te doen.

19) Omarm ongemak

Er is geen groei zonder ongemak. Ze zijn nauw met elkaar verbonden en elke onaangename omstandigheid biedt kansen voor groei. In de startup-wereld kunnen ongemakkelijke situaties bestaan uit falen, ter verantwoording worden geroepen, of streven naar iets dat net buiten bereik ligt. Zoek ze op.

20) Manage stress

Startups zijn een ketel vol emoties. Je kunt verwachten dat je je op sommige momenten boos, gefrustreerd en overweldigd voelt. Maar deze emoties zijn geen excuus om je op je teamgenoten af te reageren. Leer om jezelf te kalmeren door diep adem te halen, een time-out te nemen, of door te doen wat voor jou werkt. In mijn bedrijf houd ik wekelijkse team retrospectives als een manier om (veilig) te ventileren wat ons oppept en wat ons neerhaalt. Wil je retrospectief in jouw bedrijf? U weet wat u moet doen.

Hanteren van de startup-realiteit

Startups staan niet bekend om hun balans tussen werk en privé. Dat geldt trouwens ook voor de meeste creatieve mensen – ik betwijfel of Mozart zich tijdens het schrijven van zijn Vijfde Symfonie veel zorgen maakte over mij-tijd. Zorg ervoor dat uw werkvoorkeuren verenigbaar zijn met het bedrijf. Het is geen schande om geen lange dagen te willen maken, maar als dat het geval is, zijn startups misschien niet de ideale omgeving voor jou. Als vuistregel geldt: budget voor (minstens) een paar late avonden per maand in het beginstadium.

22) Neem een laag salaris

In dezelfde geest, als je een hoog salaris wilt, werk dan niet voor een startup. Kleine bedrijven zijn zelden in staat om marktconforme salarissen te betalen. En hoe ga je om met een lager dan gewenst salaris? Leef onder je stand. De aantrekkingskracht van een startup zou niet het salaris moeten zijn. Het moet de missie zijn.

23) Je rol zal veranderen

Een manier om over startups na te denken is als een reeks veronderstellingen die getest moeten worden. Na verloop van tijd veranderen aannames – en rollen veranderen ook. Naar alle waarschijnlijkheid zal de rol waarvoor je bent aangenomen er na drie maanden heel anders uitzien. Ga mee met de stroom, en leer terwijl je gaat.

24) Je rol is tijdelijk

Dit is een nog vreemdere waarheid. Als het bedrijf schaalt, veranderen ook de eisen die aan het leiderschap worden gesteld. Dit betekent dat het bedrijf misschien iemand boven u moet aannemen. (Let op: dit geldt ook voor oprichters.) Uit Peter’s Principle volgt dat uw startup zal groeien tot het niveau van uw incompetentie. Laat ruimte voor de mogelijkheid dat u in de toekomst geen top dog zult zijn.

Neem deze lijst mee naar uw volgende één-op-één

Welke van deze verwachtingen resoneren met u? En welke misschien bij uw collega’s? U zult het nooit weten, tenzij u het met hen bespreekt. Probeer deze lijst eens te gebruiken in een één-op-één gesprek, of als agenda voor een teamvergadering.

Tijdens het schrijven van dit artikel werd me het volgende duidelijk: dit zijn ook de verwachtingen die besturen hebben van hun oprichters. We zitten dus allemaal in hetzelfde schuitje. Iets tot stand willen brengen vraagt van iedereen een enorme dosis proactiviteit.

Hoe kun je proactief zijn over proactief zijn?